Как принимать товар
Заключив договор на поставку товаров или сырья, руководители предприятий зачастую забывают о том, что, в последствии им необходимо будет позаботиться об осуществлении приемки товара сотрудниками их предприятия. Лица, уполномоченные принять товар, часто не имеют должной подготовки и навыков. В результате первичные документы не составляются вовсе или составляются так, что в последствии усилия юристов выиграть судебный процесс по иску к недобросовестному поставщику или к перевозчику сводятся на нет. Как правило, самые ценные доказательства можно получить или утратить именно на этапе приемки товара. Какие основные моменты заслуживают особого внимания получателя при приемке товара?
Приемка товара является, пожалуй, наиболее сложным и законодательно неурегулированным процессом в ходе исполнения договора поставки. При этом именно от того, насколько грамотно производилась приемка, будут зависеть шансы покупателя получить недопоставленный товар или продукцию надлежащего качества.
Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух Инструкций Госарбитража СССР № П-6 и № П-7, принятых еще в середине шестидесятых годов 20 века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя в связи с принятием нового ГК инструкции должны применяться только в случаях, когда возможность их использования предусмотрена в договоре поставки.
Рассмотрим значение этого правила на примере одной тверской компании, занимающейся розничной продажей офисной мебели.
Компания получила крупную партию товара от подмосковного производственного комбината. В ходе приемки продукции было установлено и зафиксировано, что произошла недопоставка 30% приобретенного товара. Покупатель попытался разрешить возникшую ситуацию миром, не доводя дело до суда. Однако ему это не удалось. Тогда компания обратилась в суд с иском к комбинату. В качестве основного доказательства фигурировал акт приемки товара, составленный уполномоченным представителем покупателя. В судебном разбирательстве представитель ответчика поставил под сомнение составленный покупателем акт о недостаче товара, заявив, что этот документ был составлен с нарушением требований Инструкции Госарбитража СССР № П-6. Однако суд отклонил эти доводы, указав, что в договоре поставки отсутствует ссылка на этот нормативный акт и что покупатель не был обязан его применять. В итоге иск тверской компании был удовлетворен и она смогла возместить за счет недобросовестного продавца все свои убытки.
Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции, а порядок приемки не регулируется каким-то другим нормативным актом, этот процесс следует осуществлять, руководствуясь обычаями деловыми оборота.
При поступлении товара, прежде всего, необходимо проверить наличие пломб отправителя, таможни, пункта отправления: станции, пристани, порта на транспортных средствах (вагон, цистерна, баржа, трюм судна, автофургон, контейнер). Нужно убедиться в их целостности, изучить оттиски на пломбах. Сами пломбы необходимо снимать так, чтобы не повредить оттиск, ведь в последствии пломба может стать вещественным доказательством, если, например, обнаружится недостача товара. Нужно проверить и само транспортное средство, нет ли на нем видимых повреждений, ведь оно могло попасть в аварию на пути следования. Далее проверяется наличие маркировки груза, а также исправность тары и устанавливается соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем, данным, указанным в документах на товар. По документам нужно установить точное определение количества отгруженного товара: вес, количество мест (ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.).
Рассмотрим, как следует действовать, осуществляя приемку товара по количеству, обычно производящуюся по транспортным и сопроводительным документам. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывается, какие документы отсутствуют.
При приемке товара, поставленного одновременно несколькими транспортными средствами, стоимость которого оплачена одним платежом, покупатель должен проверить общее количество поступившего товара во всех транспортных средствах. Однако в контракте можно предусмотреть и выборочную проверку. Приемка товара, поступившего в исправной таре, по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного получателя.
Количество поступившего товара при его приемке лучше указывать в тех же единицах измерения, что и в сопроводительных документах. Если в этих документах отправителем указаны вес товара и количество мест, получателю необходимо проверить соответствующие показатели. Если невозможно перевесить товар без тары для определения веса нетто, проверяется вес брутто в момент получения товара и вес тары после ее освобождения. Результаты необходимо оформлять соответствующими актами. В контракте нужно закрепить и сроки, отведенные для составления таких актов.
Приемка товара, как правило, должна вестись без перерыва. Если в связи с длительностью проверки или по иным уважительным причинам работа по приемке была прервана, получатель обязан обеспечить сохранность товара и возможность быстрейшего окончания приемки. О перерыве в работе по приемке товара, его причинах и условиях хранения товара во время перерыва необходимо делать соответствующие записи в акте.
Принимая товары по качеству, надо помнить, что документ о качестве товара обычно высылается вместе с товаром. Виды таких документов и их содержание определяются стандартом на конкретный товар, если иное не оговорено в договоре, контракте. Высылка документа, удостоверяющего качество товара важна для проверки характеристик товара и правильного применения цены (в т.ч. и розничной). Качество товара может являться определяющим фактором и для разрешения вопроса о возможности запуска изделия в продажу или в производство (если поставляется сырье, комплектующие). Если товаром является, например, продовольствие, приемка по качеству будет состоять во внешнем осмотре и экспертизе и проводиться на основании документов, подтверждающих его качество, дату производства, срок годности.
Если поступил товар ненадлежащего качества, покупатель обязан обеспечить его хранение в условиях, предотвращающих ухудшение качества. Нельзя допускать и смешение такого товара с другими однородными вещами товаром.
В контракте можно специально предусмотреть способы перепроверки продавцом качество товара, забракованного покупателем при приемке. В некоторых случаях целесообразно заранее оговорить, как можно изменить сорта товара, порядок возмещения продавцом расходов и убытков покупателя, которых тот понес из-за того, что товар поступил товар более низкого качества. Например, покупатель вынужден был использовать сырье более низкого качества или он произвел улучшение товара, ремонт и пр.
Если покупатель является посредником, поставляющим импортный товар конечным потребителям, нужно определить, кем и за чей счет товар будет перемаркировываться. В этом случае надлежит решить вопрос о возмещении разницы в стоимости товара, а покупателю необходимо предъявить соответствующие доказательства (к этим доказательствам помимо прочего могут быть отнесены и документы, свидетельствующие о реализации товара с соответствующей уценкой от первоначальной цены, документация, на основании которой проводилась переоценка и пр.)
Законодательством, контрактом, стандартами, техническими условиями, обычаями делового оборота для определения качества товара может быть предусмотрен отбор его образцов, проб. Этот отбор должен производиться в точном соответствии с установленными требованиями. Процедура может предусматривать необходимость опечатать или опломбировать образцы, пробы, снабдить их этикетками, подписанными уполномоченными лицами и пр. В контракте необходимо предусмотреть, как отбор проб и образцов будет закреплен документально.
Приведем пример соответствующего условия договора: «Об отборе образцов, проб составляется акт, который подписывается всеми участниками такого отбора. Данный акт должен содержать сведения:
- о времени и месте его составления;
- о наименовании покупателя (получателя) товара;
- о полных именах и фамилиях, а также должностях лиц, принимавших участие в отборе образцов, проб;
- о наименовании продавца (изготовителя, отправителя);
- о номерах и датах сопроводительных документов на товар;
- о дате поступления товара к месту приемки
- об общем количестве мест и весе товара;
- о количестве и номерах мест, из которых отбирались образцы, пробы товара;
- о том, снабжены ли образцы, пробы этикетками;
- об опечатывании, опломбировании образцов, пробы (чья печать, пломба и образцы этих оттисков)…»
В контракте может содержаться указание о том, что один из отобранных образцов, проб остается у покупателя, а второй направляется продавцу (изготовителю, отправителю) товара. Дополнительные образцы и пробы могут отбираться для сдачи их на анализ (испытание) в специализированные лаборатории. В последнем случае необходимо сделать отметку в акте отбора.
Если в ходе приемки товара или по результатам проведенных исследований обнаружится, что товар не соответствует качеству, указанному в контракте, и между сторонами возник спор, то отобранные образцы (пробы) товара по возможности нужно сохранить до разрешения спора.
Качество технически сложных товаров проверяется путем испытаний. При их подготовке и проведении целесообразно присутствие представителя продавца и составление совместного акта. Если приемка товара производится покупателем, например, на заводе-изготовителе оборудования, то в обязанности этого представителя должно входить не только участие в проведенных испытаниях и оформление их результатов. Он, должен иметь возможность проследить за демонтажем оборудования и упаковкой его для транспортировки. В контракте нужно предусмотреть и полномочия представителя и соответствующие обязанности продавца.
Отдельно отметим, что в контракте может быть предусмотрена методика, которая будет применяться сторонами при проведении испытаний. Можно оговорить и то, при каких условиях будут проводиться эти испытания. Например, так: что «…испытания будут проводиться в соответствии с условиями, существующими в данной отрасли промышленности в стране продавца».
Наряду с количеством и качеством товара в контракте нужно разрешить и вопрос о комплектности товара , например, что основное изделие и комплектующие к нему должны быть поставлены единовременно. Можно предусмотреть и санкции за нарушение данного условия и/или за непоставку/недопоставку каких-то частей.
В разделе «Тара, упаковка и маркировка» нужно оговорить, как будет упакован товар: комплектующие могут паковаться вместе с основным изделием или отдельно от него. Исходя из этого, можно будет определить, как должна проводиться на месте приемка товара по количеству, качеству и комплектности.
Если стороны допускают возможность поставки основного изделия отдельно от сопутствующих изделий, то в контракте нужно регламентировать, будет ли производиться оплата поставленного товара, а если будет, то установить порядок оплаты за поставленные изделия и как будет определяться их цена.
Если части комплекта крупного изделия изготавливаются продавцом на разных предприятиях, то в договоре может предусматриваться условие о раздельной отгрузке частей комплекта. При этом важно установить минимальный срок разрыва между поступлением таких частей получателю.
С качеством товара связано также установление гарантийных сроков и сроков годности, либо сроков использования товара.
Гарантийный срок – это срок, в течение которого продавец обязуется обеспечивать нормальное функционирование изделия у потребителя. Сроки гарантии могут предусматриваться стандартом и/или контрактом. Причем в контракте могут предусматриваться более длительные гарантийные сроки, чем это указанные стандартом. В контракте следует оговорить, с какого момента будет исчисляться гарантийный срок. Так, можно указать, что гарантийный срок будет исчисляться со дня ввода изделия в эксплуатацию, но не позднее 6 месяцев со дня получения изделия покупателем.
Сроки годности – сроки, в пределах которых изделие проявляет свое потребительской свойство, либо допускается к употреблению. В России их иногда называют «сроками хранения», однако этот термин не точен. При поставке товаров необходимо учитывать условия об остаточном сроке годности, конкретно определить его в контракте. Например, если срок годности сырья составляет 8 месяцев, то в контракте можно указать, что остаточный срок годности товара на дату поставки не должен быть меньше 1/2 или 2/3 от срока годности, заявленного производителем. Остаточный срок годности можно указать и в процентном отношении или же указать, что товар (изделие) должно быть поставлено покупателю не позднее одного месяца со дня его выпуска, изготовления.
Одновременно в договоре должны предусматриваться последствия несоблюдения этого условия. Помимо штрафа продавца можно внести пункт о том, что покупатель вправе отказаться от оплаты этого товара, а продавец, в свою очередь, обязуется своими силами и за свой счет вывезти такой товар со склада, хранилища покупателя. Можно указать, что возврат товара оформляет сам покупатель. И в первом и, особенно, во втором случае, нужно предусмотреть, каким образом продавец будет возмещать расходы покупателя, связанные с оформлением, транспортировкой и хранением данного товара. Для исполнения своих обязанностей стороны должны предусмотреть разумные сроки. Но, учитывая, что получение разрешения на вывоз товара с территории продавца для иностранного лица может оказаться делом не простым, в контракт целесообразно внести пункт о том, что покупатель должен содействовать продавцу в вывозе товара. Но при этом продавец обязан возместить все понесенные расходы покупателя.
Если возврат товара нецелесообразен, например, расходы по его доставке и оформлению слишком велики или если товар пришел в негодность и не подлежит восстановлению и исправлению, то в контракте следует оговорить возможность уничтожения данного товара, а так же то, как этот факт будет подтверждаться.
В свете рассмотрения проблем, возникающих с приемкой товаров нельзя не упомянуть о случаях обнаружения скрытых недостатков. Скрытые недостатки не могут быть обнаружены при проверке, обычной для данного вида продукции, и выявляются в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции. В случае их обнаружения должен быть составлен Акт о скрытых недостатках. Его сроки и порядок составления должен быть отдельно закреплен в контракте.
Бывает, что товар поступает в адрес одного покупателя-импортера, а затем последовательно обрабатывается на других предприятиях. В этом случае, следует уделить особое внимание тому, как во всех договорах в отношении данного товара будут указаны сроки, порядок уведомления, фиксации выявленных в процессе производства скрытых недостатков товара. Необходимо предусмотреть, кто, и на основании каких документов, будет предъявлять иностранному продавцу рекламации по качеству товара, как должны фиксировать недостатки товара предприятия, занимающиеся его переработкой.
Если товар, единица продукции имеет гарантийный срок службы, хранения, то во внешнеторговом контракте нужно также предусмотреть кем, как и в какие сроки составляется акт о скрытых недостатках.
Важно определить, с какого момента начинает течь гарантийный срок, установленный продавцом (производителем, отправителем): с момента поставки, с момента реализации товара или с момента начла его эксплуатации и пр.
Рассмотрим, какие сведения следовало бы включать в Акт о недостаче, поставке товара ненадлежащего качества или недокомплектности:
- наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
- дата и номер акта, место приемки товара и составления акта, время начала и окончания приемки товара; если приемка производилась с нарушением установленного срока - причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения;
- полные имена и фамилии лиц, принимавших участие в приемке товара и в составлении акта, место их работы, должности, дата и номер документа о полномочиях; отметка об ознакомлении их с пунктами контракта о приемке товара;
- наименование и адреса продавца (отправителя, изготовителя);
- если предусматривается необходимость присутствия при приемке представителя продавца, изготовителя, отправителя, эксперта, специалиста, то указывается дата и номер телефонограммы или телеграммы об их вызове;
- даты и номера контракта, товаросопроводительных и транспортных документов, а также документов, удостоверяющих качество товара;
- дата отправления товара со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;
- дата прибытия товара на станцию (пристань, порт, таможню) назначения, время выдачи груза органом транспорта, данные о таможенном оформлении и пр.
- условия хранения продукции на складе получателя до приемки ее, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке;
- в каком состоянии находилась тара и упаковка в момент осмотра, содержание наружной маркировки тары, иные данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке находится товар - отправителя или изготовителя, дата вскрытия тары, упаковки; недостатки маркировки, тары, упаковки, количество товара, упакованного с недостатками, находился ли товар в неисправной таре или в таре с неправильной маркировкой;
- при выборочной проверке товара - порядок отбора для выборочной проверки с указанием оснований выборочной проверки (стандарт, технические условия, контракт и т. п.);
- за чьим весом, пломбами (отправителя, органа транспорта, таможенного органа) поступил товар, исправность пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими правилами; общий вес товара: фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача: фактический и по трафарету на таре (упаковке);
- количество (вес), наименование фактически проверенного товара, как были выявлены и подробное описание недостатков товара, его некомплектности, существует ли возможность исправить выявленные недостатки: заменить отдельные части, реставрировать и пр., возможно ли исправить товар на месте;
- возможность перевести товар в более низкий сорт со ссылкой на соответствующие стандарты, договоренности сторон;
- количество некомплектного товара, перечень недостающих деталей, элементов, узлов и пр.
- стандарты, технические условия, чертежи, эталоны, образцы, в соответствии с которыми производилась проверка качества товара;
- произведен ли отбор проб и образцов, куда они направлены;
- маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
- каким способом определено количество недостающего товара (взвешиванием, счетом мест, обмером и т. п.), мог ли вместиться недостающий товар в тарное место, в вагон, контейнер и т. п.;
- другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи;
- точное количество недостающего товара (но не спешите указывать сразу его и стоимость);
- заключение о причинах и месте образования недостачи.
(Если при приемке товара одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки товара, в акте должны быть указаны точные данные об этих излишках).
К акту приемки должны быть приложены:
- копии и подлинники товаросопроводительных документов, ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);
- упаковочные ярлыки (кипные карты и т. п.), вложенные в каждое тарное место;
- квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если такая проверка проводилась;
- пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
- подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом,- его копия;
- документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество товара определялось путем взвешивания или обмера;
- другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализы на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, коммерческие акты и др.);
Итак, становится очевидно, что многие моменты приемки товара необходимо детально регламентировать в договоре поставки. При этом особое внимание следует уделять внешнеэкономическим контрактам. Нередки случаи, когда российская компания-экспортер, нарушив условия договора, соглашалась с предложением иностранного партнера уменьшить сумму договора соразмерно стоимости недопоставленной или некачественной продукции. К сожалению, партнеры забывали, что таможенные органы РФ, решая вопрос об обоснованности недополучения валютной выручки от экспорта товаров, принимают во внимание не все документы о некомплектности товара. В частности, внутренние документы ГТК РФ устанавливают, что в качестве документов, подтверждающих возможность учета результатов экспертиз для целей валютного контроля, таможенными органами могут приниматься:
а) информация торговых представительств РФ за рубежом, подтверждающая, что инспекционная организация действительно зарегистрирована в качестве таковой в данной стране и имеет полномочия на выдачу экспертных заключений о количестве и качестве соответствующего товара. Дополнительными сведениями может служить информация о финансовом состоянии инспекционной организации, сроке ее деятельности и т.д.;
б) свидетельство о том, что дочерняя компания иностранной инспекционной организации, проводившей экспертизу, была включена в российскую Единую систему экспертной оценки количества и качества экспортируемых товаров;
в) информационные материалы о членстве или аккредитации инспекционной компании в международных профессиональных организациях;
г) информационные материалы о том, что отделения инспекционной организации, проводившей экспертизу, имеются более чем в трех странах.
При отсутствии указанных выше документов решение о возможности использования для целей валютного контроля результатов экспертиз, проведенных за рубежом, может быть принято Управлением валютного контроля ГТК России по запросу регионального таможенного управления или таможни. Разумеется, в последнем случае экспортер будет вынужден тратить время на получение искомого решения, хотя этого можно было бы и избежать, указав во внешнеэкономическом договоре в качестве организации, имеющей право проводить экспертизу, компанию, подпадающую под перечисленные выше условия.
Евгений Ковтун
Новости от RedTram
Комментарии читателей
Страницы: 1 |